Privacyverklaring & protocol gegevensbescherming
Hieronder vindt u de belangrijke gegevens.
Klachtenregeling
Als Flexkidz Kinderopvang doen wij er alles aan om dagelijks goede kwaliteit kinderopvang te bieden. Toch kan er een keer iets misgaan. Wij vinden het belangrijk dat u bij ons terecht kunt als u ontevreden bent. Daarom hebben wij deze interne klachtenregeling opgesteld. In de klachtenregeling beschrijven we onze werkwijze bij het behandelen en registreren van klachten van ouders. De regeling voldoet aan de eisen uit de Wet kinderopvang, artikelen 1.57b en 1.57c
> Lees hier verder
Privacyverklaring Flexkidz Kinderopvang
Datum verklaring: 1-5-2023
Arianne Kortleve is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring binnen Flexkidz kinderopvang
Deze verklaring is van toepassing voor het volgende bedrijf: Flexkidz kinderopvang
Aanleiding
Flexkidz kinderopvang hecht grote waarde aan het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring staat hoe persoonsgegevens worden verzameld, waarom deze worden verzameld en wat er mee wordt gedaan. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Flexkidz kinderopvang verwerkt persoonsgegevens van:
- Contactgegevens (potentiële) opdrachtgevers
- Contactgegevens leveranciers van diensten en producten
- bezoekers website
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken, incl. bewaartermijnen:
Persoonsgegevens |
Bewaartermijn |
|
Minimaal 7 jaar na laatste contact |
|
Minimaal 7 jaar na laatste contact |
|
Minimaal 7 jaar na laatste contact |
|
Minimaal 7 jaar na laatste contact |
|
Minimaal 7 jaar na laatste contact |
|
Minimaal 7 jaar na laatste contact vanwege fiscale bewaarplicht |
|
Minimaal 7 jaar na laatste contact vanwege fiscale bewaarplicht |
|
Minimaal 7 jaar na laatste contact |
Flexkidz kinderopvang bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld, tenzij we op grond van een wettelijke regeling gegevens langer moeten bewaren. Indien het gaat om de administratie, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie zijn wij verplicht deze gegevens minimaal 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst.
Doel en grondslag:
Flexkidz kinderopvang verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen en grondslagen:
Doel gegevensverwerking: |
Grondslag gegevensverwerking |
|
Uitvoeren overeenkomst |
|
Uitvoeren overeenkomst |
|
Uitvoeren overeenkomst |
|
Uitvoeren overeenkomst bij klanten, gerechtvaardigd belang (marketingbelang) bij potentiële klanten. |
|
Wettelijke verplichting |
Delen van persoonsgegevens met derden
Wanneer het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst dan deelt Flexkidz kinderopvang in bepaalde gevallen persoonsgegevens met derden. Dit komt voor bij de inhuur van onderaannemers, ZZP’ers en uitzendkrachten. In dergelijke situatie wordt u op de hoogte gesteld.
Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens. Flexkidz Kinderopvang blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Wij hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten met onze leverancier voor ICT en accountant en salarisverwerker zodanig omschrijven als van toepassing is.
Verder delen wij alleen persoonsgegevens als daarvoor een wettelijke verplichting geldt, zoals bijvoorbeeld het registeren van het BSN in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid.
Cookies
Flexkidz Kinderopvang gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Social media
Voor het plaatsen van foto’s op sociale media wordt vooraf toestemming gevraagd aan ouders. Zeker wanneer het kind zichtbaar in beeld is.
Derhalve kiest Flexkidz er zelf voor om kinderen onherkenbaar van achteren op de sociale media te plaatsen.
U kunt aangeven bij de plaatsing van uw kind of dit akkoord is.
Privacy medewerkers
Flexkidz Kinderopvang heeft privacy hoog in het vaandel staan. Alleen medewerkers die vanwege hun functie toegang moeten hebben tot persoonsgegevens zijn belast met het verwerken daarvan.
Beveiliging
Flexkidz Kinderopvang neemt de bescherming van persoonsgegeven serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via bovenstaande gegevens of direct via telefoon of emailadres
Wij hebben de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:
- Beveiligingssoftware op onze devices
- Wij versturen jouw ingevulde gegevens van de website via een beveiligde internetverbinding (SSL).
Jouw rechten
Rechten |
Omschrijving |
Recht op inzage |
Iedereen kan zijn / haar eigen gegevens opvragen |
Recht op rectificatie |
Als er onverhoopt dingen niet kloppen, kunnen deze aangepast worden binnen het systeem |
Recht op overdracht (dataportabiliteit) |
De belastingdienst heeft recht op inzage van de gegevens en Flexkidz gebruikt de gegevens die nodig zijn voor de goede verwerking van de kinderopvang uren en daarbij horende kosten. |
Recht op wissen van gegevens |
Na de wettelijke periode van 7 jaar worden de gegevens vernietigd. |
Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar) |
Flexkidz heeft een wettelijke bewaartermijn van de gegevens, maar zal deze dan alleen in uiterste gevallen blijven gebruiken. |
Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Flexkidz Kinderopvang. Onze contactgegevens staan onderaan deze verklaring. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens. Het streven is om binnen een week te reageren. Daarnaast helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je het toch niet eens zijn met ons handelen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Recht te openbaren
Flexkidz Kinderopvang behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Flexkidz Kinderopvang dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/ proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.
Vragen
Heb je toch nog vragen over deze privacyverklaring? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens:
Flexkidz kinderopvang
p/a Van Emstweg 30
8426 BV Appelscha
Telefoon; 0516-431645
Email: info@flexkidzkinderopvang.nl
Website: www.flexkidzkinderopvang.nl
Gegevensbeschermingsprotocol 30-8-2024
De Algemene Verordening Gegevensbescherming
Vanaf 25 mei 2018 moeten organisaties voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is onder andere in het leven geroepen om in de hele Europese Unie de regels omtrent gegevensverwerking en privacy te stroomlijnen. De AVG zal de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen.
De AVG en de Wbp kennen in grote lijnen veel overeenkomsten, maar verschillen zijn er ook. Zo moeten organisaties meer dan nu kunnen verantwoorden/aantonen dat ze bij hun gegevensverwerking voldoen aan de zorgvuldigheidseisen die daarvoor gelden. Ook kan het zo zijn dat een organisatie een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moet uitvoeren (dat is een instrument om vooraf privacyrisico’s in kaart te brengen en maatregelen te nemen om die risico’s te verkleinen) of een Functionaris Gegevensbescherming (FG) dient aan te stellen (dat is een interne privacytoezichthouder). Ook krijgen betrokkenen (dat zijn degenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt) een paar extra rechten.
De grondslagen en basisbeginselen voor een zorgvuldige gegevensverwerking zijn grotendeels hetzelfde onder de AVG. De kern van deze basisbeginselen (ga netjes om met de gegevens die je verwerkt en verwerk niet meer gegevens dan nodig voor het doel waarvoor je de gegevens verwerkt) ligt voor de hand, maar wordt nogal eens over het hoofd gezien. Verder ligt er veel nadruk op transparantie richting betrokkenen. Dit komt er (in het kort) op neer dat in begrijpelijke taal kenbaar wordt gemaakt welke persoonsgegevens worden verwerkt, van wie, waarom, hoe deze beveiligd zijn en met welke partijen deze worden gedeeld. Daarnaast gelden onder de AVG zwaardere eisen omtrent het vragen van de toestemming (van ouders) voor het verwerken van de gegevens van kinderen.
In verband met de AVG is het van groot belang om bedrijfsvoeringsprocessen op een dusdanige manier vorm te geven of aan te passen dat er in lijn met de AVG gehandeld wordt. De toezichthoudende organisatie, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), krijgt een uitbreiding van haar boetebevoegdheid. Straks kan een boete van maximaal 20.000.000 euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet worden opgelegd.
Stap 1: Bewustwording
Deze informatie zorgt dat we allen bewust zijn van de nieuwe privacyregels. Voor medewerkers geldt: gegevens worden bewaard in een afgesloten kast. Tevens op de computer in een online beveiligde omgeving . Foto’s kunnen gebruikt worden op de website van Flexkidz hier wordt per medewerker toestemming voor gevraagd
Voor kinderen en hun ouders: de gegevens worden bewaard in een afgesloten kast en in een beveiligde omgeving online, niet op de computer. Tevens staan deze het boekhoudpakket, waarop je met wachtwoord moet inloggen. Voor het fotogebruik wordt toestemming gevraagd.Gegevensbeschermingsprotocol 30-8-2024
Stap 2: Rechten van betrokkenen
De rechten zijn: recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Recht op dataportabiliteit. betrokkenen kunnen hun gegevens makkelijk krijgen en vervolgens doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen.
Klachten indienen over de omgang van uw gegevens kan bij de houder, Arianne Kortleve. Zij is de functionaris gegevensbescherming. Komt u daar niet samen uit kunt u ook uw klacht indienen bij de AP (autoriteit persoonsgegevens) . De AP is verplicht deze klachten te behandelen.
Stap 3: Overzicht verwerkingen
Het liefst verwerken we zo min mogelijk gegevens. Maar de noodzakelijke gegevens zullen toch verwerkt moeten worden, zoals:
Gegevens die we van medewerkers verwerken: id kaart, vog en diploma. Natuurlijk de VOG en de continue screening.
Gegevens van de kinderen: persoonlijke gegevens en de intakegesprekgegevens.
Ook gegevens van observaties / toetsen ed. worden bewaard.
In het boekhoudprogramma en in een afgesloten kast staan de contracten voor de opvang en de facturen met data van betalingen.
Verdere verwerking van de gegevens van de kinderen is ALTIJD na toestemming van de ouder of gegevens van de medewerker na toestemming van de medewerker
Ingevulde gegevens via de website worden NIET opgeslagen. Verdere verwerking zal Flexkidz na mailcontact met ouder verwerken als bestaande ouder.
Bij ontwikkeling van nieuwe diensten / producten houden we er rekening mee dat deze ook privacyverhogend werken.
Datalekken zullen we hieronder benoemen: (als er een 3e partij bij persoonsgegevens kon komen)
Data: | Wat is er gebeurd: |
Stap 4: Data protection impact assessment (DPIA)
Dit assessment is niet relevant voor de kinderopvang.
Stap 5: Privacy by design & privacy by default
Op de locatie worden de gegevens van de medewerkers / kinderen en hun ouders bewaard zolang ze binnen de opvang komen.
De kinderen / medewerkers die Flexkidz verlaten, daarvan worden de gegevens nog bewaard voor een periode van minimaal 5 jaar i.v.m. evt. belastingcontroleGegevensbeschermingsprotocol 30-8-2024
Stap 6: Functionaris voor de gegevensbescherming
Voor alle gegevensverwerking kunt u uw vragen stellen aan Arianne Kortleve. Zij is de enige persoon in de organisatie die de gegevens verwerkt. Alle pedagogisch medewerkers kunnen wel in de map de gegevens van de kinderen vinden maar zullen deze alleen gebruiken wanneer dit noodzakelijk is.
Verwerkingsregister:
Gegevens betreft: | Welke gegevens: | Welke verspreiding: | Bewaartermijn: |
medewerkers |
medewerkers Persoonlijke gegevens als diploma en VOG |
Gedeeld met de payroll organisatie |
7 jaar |
Ouders | NAP gegevens |
Gedeeld op de groepen zodat we ouders kunnen bellen Voor de houder voor mail i.v.m. facturatie / nieuwsbrieven |
7 jaar en gespreksverslagen 2 jaar |
Kinderen |
NAP gegevens en observatie / toets gegevens |
Gebruik voor op de groep en de facturatie van de kinderopvang. Tevens gebruik voor overdracht basisschool NA schriftelijke toestemming ouder. |
7 jaar en gespreksverslagen 2 jaar |
Tarieven & openingstijden
Flexibel zijn is voor ons heel belangrijk om goede kinderopvang te kunnen aanbieden. Hoe wij flexibel wij zijn?